Global Privacy Policy 

October 2021

 

This policy applies to the group of companies that are ultimately owned by Robert Walters plc (company no. 03956083) of 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, trading under the Robert Walters, Resource Solutions and Walters People brands (collectively referred to as the “Robert Walters Group”).

References in this policy to “we”, “us” or “our” are references to the Robert Walters Group. 

What We Do

The Robert Walters Group provides: 

  • recruitment consultancy services placing candidates on a permanent, contract and interim basis across a range of industries and geographies under the Robert Walters and Walters People brands (“Recruitment Services”); 

  • business process outsourcing services assisting companies with their permanent recruitment, temporary recruitment, supply chain and labour supply and screening (commonly known as “RPO”, “MSP” and “Service Procurement Desk Services” which for the purpose of this policy are collectively referred to as “Outsourced Services”);

  • other consultancy, technology and advisory services (“Consultancy Services”). 

We operate through a global network of affiliated entities and utilise vendors where needed, to ensure we provide the best solutions to our clients across the countries where we perform services.   

  • Unless we notify you otherwise, we operate as a data controller when processing your personal data for our Recruitment Services and Consultancy Services. If we share your personal data with our clients as part of our Recruitment Services or Consultancy Services, it is likely that our clients will process your personal data as a data controller. Our clients may request additional personal data from you as part of their hiring processes.  

  • Unless we notify you otherwise, we are the data processor and our clients are the data controllers of your personal data processed by us for our Outsourced Services. Where we act as a data processor, the privacy policy of our client will apply. Unless we notify you otherwise, if a company within the Robert Walters Group engages you on a temporary assignment, the Robert Walters Group company who engages you will be the data controller of your personal data.  

If you are uncertain about who the data controller of your personal data is, please contact us using our contact information set out in section 13 of this policy.

The purpose of this Global Privacy Policy (“policy”) is for us to inform you how we collect, use and disclose your personal data. It is important that you read this policy in conjunction with any notices or statements relating to data, data protection, fair processing and/or privacy that we may issue at the time of collecting your personal data where applicable in the jurisdiction. They are not intended to override the policy unless stated otherwise by us in such policy, notice or statement. 

1. What personal data do we collect?

Personal data is any information relating to an identified or identifiable person.  

We will only collect personal data that we are permitted to collect by law on a jurisdictional basis. We have set out below a non-exhaustive list of the types of personal data that we most commonly collect.

Type of Personal Data Description of Personal Data 
Identity data
Your title, first name, last name, maiden name, date of birth, gender, photograph, national insurance number (or equivalent in your country), nationality and other information relating to residency and citizenship which may be required to establish a right to work in a given country, marital status and number of dependents.


Contact data

Your delivery address, email address and telephone numbers, emergency contact details and contact details history.
Historical data
Your educational history and credentials, employment history, criminal background history, social media, skills and qualifications, and results from any other background and disclosure checks in countries where it is lawful to carry out such checks.


Employment-related data

Your current remuneration, pension and benefits, what role you are looking for, what work-related areas interest you, third party references (if taken) and interview and assessment feedback created either ourselves or by our client following an interview or assessment.

Verification data

A copy of your driving licence, passport, identity card or another form of identification and referee details.

Financial data

Your bank sort code and account number and tax-related information and credit checks.

Diversity data

We may collect diversity data for governmental reporting purposes, which may include racial or ethnic origin, religious or other similar beliefs and physical or mental health, including disability-related information.
Technical data
  • Your internet protocol (IP) address, MAC address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, mobile phone location data and other technology on the devices you use to access our website and our services.

Profile data
Your usernames applicable to accessing our services, interests in so far as these are applicable to the services we provide to you and other preferences and other insights or determinants that we have gained from our analysis and profiling of you.

Usage data
  • How you use and navigate around our websites and what you browse within them. 

  • We also may have any CCTV footage collected when you have attended our premises.


Marketing data

Your preferences in receiving marketing from our third parties and us and your communication preferences.

Visa application data

Your contact and identity information, immigration history (including residency, immigration status and travel history), character disclosures (including offences, disclosures and information relevant to meeting character requirements), health disclosures and information relevant to meeting health criteria.
Video
If video surveillance operates in or near our offices we may capture images of you where permitted by law.  We may also capture video of you if you attend an event organised by us where you have given your express consent for us to do so. 

Sensitive or special category personal data - during the recruitment process or in the course of the services we operate, we may collect personal data that is considered sensitive or special category in certain countries. We may be required by local privacy laws to obtain your explicit consent to handle this type of personal data. You will be provided with a consent form if your express consent is required. Please contact us if you have not been provided with a consent form and you believe we hold your sensitive or special category personal data.

In respect of candidates and users of Robert Walters Group websites, we also handle the following types of data:

  • Aggregated Data, such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your usage data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy; and

  • Anonymised Data, which is data created from your personal data where your identity has been removed and you cannot be traced to it.

The age at which an individual is regarded as a child differs per country. We do not typically collect personal data relating to individuals under 18.

2. How we collect personal data

We generally collect your personal data directly from you. For example, we collect your personal data when you:

  • deal with us in person, by telephone, letter, fax, email or via our websites;
  • register with us (e.g. at career fairs);
  • submit any other information to us, such as a CV;
  • complete psychometric assessments or other assessments;
  • subscribe to job alert emails;
  • subscribe to our publications;
  • attend an event we have organised;
  • enter a competition, promotion or survey; and/or
  • give us feedback.

We may also use the following third party channels to collect your personal data:

  • pre-employment screening and background checking organisations where permitted in the jurisdiction;
  • our clients and their third party suppliers;
  • governmental and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain;
  • other recruitment agencies;
  • analytics providers, such as Google Analytics and various job boards; and
  • communication platforms, such as Adobe Marketo, Cison and PR. 

We may also collect your personal data from publicly available sources where permitted in the jurisdiction, including:

  • your identity and historical data from social media sites, such as LinkedIn, Twitter and Facebook;
  • your identity and contact data from company and commercial registers or electoral registers; and
  • your identity, from qualification and membership lists of professional bodies.

We allow you to sign up or login to a Robert Walters Group account with a LinkedIn, Facebook or Google account (“Social Media Account”) so you can use our online services simply and easily without having to create a specific account with us. If you choose to use this feature, we will process your name and primary email address on your Social Media Account in accordance with this policy.

Cookies are small text data stored on your PC or mobile device and are created by the website's servers. We collect your personal data automatically via cookies when you visit Robert Walters Group websites, in line with the cookies settings in your browser. You can find out more about these cookies, including how we use them and what choices are available to you, by reading our Cookies Policy. You can find out more about the use of cookies on http://www.allaboutcookies.org/

3. How we use personal data

We will only use your personal data when the law permits us to, and the uses set out below will be subject to that requirement.

Candidates

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • provide careers, recruitment and/or related intermediary services to or for you;
  • match your details against job vacancies which we consider are appropriate for you in order to assess your suitability for them;
  • allow you to submit your CV, apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts so that we can notify you when relevant job vacancies arise;
  • apply for jobs on your behalf by sending your personal data to clients;
  • facilitate the recruitment process if a client wishes to progress your application;
  • fulfil our contractual obligations to our clients; 
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information;
  • answer your enquiries or questions;
  • conduct statistical analysis;
  • monitor diversity;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim;
  • conduct pre-employment screening;
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring; and
  • provide you with further information which may be of interest to you in regard to the employment market and opportunities.

 

Website users

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • improve our customer service and make the way we operate more useful to you (which includes tailoring our websites to suit your requirements);
  • let you know about our recruitment services across all areas of our business;
  • send you communications where you have indicated you are happy to receive such information or have purchased products or services from us, which may include the following:
  • E-newsletters and hard copy newsletters;
  • Emails about the services we offer and new product launches;
  • Reminders when your products or services may be due for renewal; and
  • Opportunities to participate in market research.

Depending on the contact preferences you select, we will communicate with you by post, telephone, SMS, email or other electronic means such as via social and digital media. We may use your usage data to help ensure that this messaging is personalised and relevant to you.

Referees:

We will use your personal data purely for the purpose of conducting a reference check on a candidate.

Visa Applicants:

Your personal data will be collected and handled by us for the purpose of preparing and processing your visa application and related immigration services.

4. Who your personal data is shared with

Subject to local regulations in the jurisdiction, we may disclose your personal data to:

  • any company in the Robert Walters Group;
  • prospective employers or engagers;
  • other recruitment companies or intermediaries involved in managing the supply of personnel;
  • data processors of the Robert Walters Group;
  • pre-employment screening and background checking organisations;
  • your referees;
  • your past employers and relevant education institutions;
  • your professional bodies;
  • government and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain; and
  • third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business structure, any new owners may use your personal data in the same way as set out in this policy.

We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions, which includes compliance with this policy.

5. Legal grounds

In certain countries our companies that act as a data controller are required to establish legal grounds as set forth by applicable law to process your personal data. Depending on our relationship with you, if required to do so, we will rely on one or more of the following legal grounds:

Legal Ground Permitted Purpose 

 

 

Where you have given us consent to use your personal data for one or more permitted purposes. 

 

 

For example:

  • when you create a website account with us; 

  • when we are required by law to collect your explicit consent to process your personal data; and 

  • where you otherwise provide us with your consent. 

 

 

 

Where we need to process your personal data to comply with a legal or regulatory obligation. 

 

 

For example: 

  • to perform background checks in accordance with our legal obligations;

  • to comply with our legal and regulatory requirements in relation to taxation and financial compliance;

  • for equal opportunities monitoring and reporting purposes;

  • to co-operate with our regulators and other public authorities; 

  • to comply with any other obligation to which we are subject under applicable rules and law.  

Where we need to process your personal data to perform the contract, we are able to enter or have entered into with you.

 

 

For example:

  • to employ/engage you if you are applying for a vacancy with us; and

  • to enter into or perform our agreement with you if you are a supplier or external adviser. 

 

 

Where the processing of your personal data is necessary for the pursuit of our legitimate business interests and your interests and fundamental rights do not override those interests.

 

 

For example: 

  • to offer and provide our recruitment services to you and to assess your skills against our vacancies with our clients;

  • to provide you with marketing material to aid your job search; 

  • to manage complaints and legal claims; 

  • to conduct appropriate background checks if you are to be employed/engaged by us; 

  • sharing your personal data with the companies that form the Robert Walters Group; 

  • sharing your personal data with our third party services providers; and 

  • sharing your personal data with potential employers and other clients (including our MSP clients) of ours who can offer job opportunities within their organisations. 

If you would like to know what legal grounds we rely upon to process your personal data, please contact us using our contact details in section 13 of this policy.

6. Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements. We view our relationship with you as being one which is to support your career through numerous roles and assignments. Accordingly, we may retain your data for a period of time which is materially greater than simply one placement if we reasonably believe that we will continue to have an ongoing relationship with you.  

We will appropriately and securely dispose of your personal data when it is no longer required.  To determine the appropriate retention period for personal data, we will consider the following factors:

  • amount and nature of the personal data;
  • its sensitivity;
  • the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data;
  • the purposes for which we handle your personal data;
  • whether we can achieve those purposes through other means; and
  • applicable legal requirements.

When we act as a data processor to our clients, the data controllers, we will retain your personal data in accordance with the retention periods prescribed by our clients.

7. Your rights 

The country you are located in and the applicable privacy laws determine your rights in respect of your personal data. These may include:

Right Description of Right
Right to be informed about your personal data and details of the handling and processing of that personal data and information, including, as applicable the safeguards used to protect your personal data in the event that we transfer it outside the territory it was collected in;

Right of access 

to your personal data and to obtain information about how we handle and process it;
Right to have inaccuracies corrected if your personal data is inaccurate, including to have incomplete personal data completed;
Right of erasure of your personal data, which is also known as the “right to be forgotten”. We do not delete personal data from our back-up files that are created for disaster recovery purposes and are not easily accessible; 
Right to restrict handling and processing 
of your personal data, which includes requesting us to suppress your personal data file;
Right to move, copy or transfer your personal data to another organisation, also known as “data portability”;
Right to object to the handling and processing of your personal data for certain purposes, in particular to personal data processed for direct marketing purposes and to personal data that is handled and processed for certain reasons based on our legitimate interests;
Right to withdraw consent or permission that you have previously provided to us in relation to our handling and processing of your personal data, such as for the purposes of marketing by electronic means;
Rights in relation to automated decision making where such automated decision making has a legal effect on you or otherwise significantly affects you; and 
Right to complain to us in relation to the handling of your personal data; or the regulatory body which enforces data protection law in your locality.

Please contact us using our contact details set out in section 13 of this policy if you wish to exercise any of your legal rights. 

Where permitted by law, you may be charged a fee to access your personal data or to exercise any other right that may apply. We will let you know if a fee applies to your request before we complete it.

We may also request certain information to help us confirm your identity, ensure your right to exercise any of rights in the table above and to prevent your personal data being disclosed to any person who has no right to receive it. 

We will respond to all legitimate requests within any legal timeframes.

8. Technology

We will always use your personal data fairly. We may on occasion use technological filters to sort through the job applications we receive and to match candidates to specific job vacancies. If we have used technological tools to a significant extent when assessing your job application, we will inform you of this. Please let us know when we contact you if you feel there are other factors that we should consider as part of your job application.

9. Data security

We hold your personal data in a combination of secure computer storage facilities and paper-based files.

We have in place an appropriate level of security around your personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage to it.

We have implemented appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk of harm that might result from unauthorised or unlawful processing, accidental or unlawful loss, destruction or alteration, unauthorised (or disclosure of) access or damage to your personal data including:

  • locks and security systems;
  • encryption
  • usernames and passwords;
  • virus checking;
  • auditing procedures and regular data integrity checks; and
  • recording of file movements.

We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They must only process your personal data on our instructions and subject to the access controls listed above. They are also subject to a duty of confidentiality.

We have agreed on security-related measures with the third parties we share your personal data with to ensure that it is treated by those third parties in a way that is consistent with how we safeguard your personal data.

We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable supervisory authority where we are legally required to do so.

If you suspect any misuse, loss of or unauthorised access to your personal data, please contact us immediately using our contact details in section 13 of this policy.

10. Personal data storage and transfer

  • Personal Data originating from the UK or European Economic Area (“UK or EEA Personal Data”)
    Due to the global nature of our business we may need to transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA. For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies, service providers and government or public authorities in order to perform our recruitment services and comply with our legal obligations.
    If we do transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA, we will make sure that appropriate safeguards are in place, for example by using approved contractual agreements, unless certain exceptions apply, or we are authorised to do so. If requested, we will provide you with details of the safeguards that we have implemented.
    We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose UK and EEA Personal Data may transfer such data outside of the UK and EEA. 
  • Personal Data originating from outside the UK or EEA (“Non-UK and Non-EEA Personal Data”) 
    We collect personal data relating to individuals in the following countries outside the UK and EEA: Africa, Australia, Brazil, Canada, Chile, China (including Hong Kong and Taiwan), India, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Middle East, New Zealand, Philippines, Singapore, South Africa, South Korea, Switzerland, Thailand, United States of America and Vietnam. 
    Due to the global nature of our business we may need to transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the original territory in which the data was collected (“Original Territory”). For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies or potential employers internationally in any of the countries listed above, and to service providers and government or public authorities in order to perform our services and comply with our legal obligations.
    If we do transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the Original Territory, we will make sure that such transfers are performed in compliance with applicable law. We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose Non-UK and Non-EEA Personal Data may transfer such data outside of the Original Territoy.    

11. Privacy policies of third parties

This policy explains how the Robert Walters Group handles your personal data. Please also read the privacy policies of the social media platforms and third party websites through which you arrive at a Robert Walters Group website. We encourage you to read the privacy policies provided by these sites before giving them your personal data.

12. Changes to this policy

We reserve the right to change this policy from time to time. Changes will be notified on our website seven days before taking effect. We may make emergency changes to this policy when we believe it is reasonable to do so e.g. to comply with legal or regulatory requirements. 

13. How to contact us

If you have questions or comments about our privacy practices, or if you would like to submit a request exercising your privacy rights, please contact us. You can:

  • Email us at the mailbox for your country below: 

Africa and the Middle East

dataprotection@robertwalters.com

Australia and New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

European Economic Area (EEA) and UK

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Greater China and South East Asia (India, Indonesia, Malaysia, the Philippines, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

South Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Switzerland

dataprotection@robertwalters.com

USA and Canada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brazil, Chile and Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

  • Contact our Data Protection Officer (DPO):

    Richard Harris
    DPO@robertwalters.com

  • Contact our EU representative (RESOURCE SOLUTIONS UK ONLY): 

Sandy Scott 
eu.representative@robertwalters.com

14. Country Specific Information 

 

United States of America, California

The data processing activities we carry out on the personal information of California residents (“California data”) does not currently fall within scope of the California Consumer Privacy Act (CCPA). Should this change over time, we will update this policy accordingly. 

Please rest assured that we do and will continue to ensure that we follow best industry practice when processing California data. 

Australia

Process for lodging a complaint if you believe your personal data has been mishandled by us: 

  • We will acknowledge receipt of your complaint and respond to it within 30 days. 

  • We will take steps to confirm the authenticity of the complaint and the contact details provided to us;

  • We will seek additional information about the complaint if necessary;

  • If the complaint can be resolved by procedures for access and correction, or some other solution, we will suggest these to you as possible solutions (where necessary on a confidential and without prejudice basis);

  • If we do not respond to your complaint within 30 days, or we are unable to resolve your complaint, you may take your complaint to an external dispute resolution scheme to which we belong or to the Office of the Australian Information Commissioner.

Politique globale de protection de la vie privée

 Octobre 2021

 

Cette politique s’applique au groupe d’entreprises détenues en dernier ressort par Robert Walters plc (immatriculation no 03956083), situé au 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, Royaume-Uni, opérant sous les marques Robert Walters, Resource Solutions et Walters People (désignées collectivement le « groupe Robert Walters »).

Dans cette politique, les références à « nous », « notre/nos » ou « nôtre » font référence au groupe Robert Walters.

Notre activité

Le groupe Robert Walters fournit :

  • des services de conseil en recrutement pour placer des candidats en CDI, CDD ou en intérim dans différents secteurs et régions sous les marques Robert Walters et Walters People (« Services de recrutement ») ;
  • des services d’externalisation des processus opérationnels afin d’aider les entreprises à recruter du personnel en CDI ou en CDD, à gérer leur chaîne logistique et d’approvisionnement en main d’œuvre et à sélectionner les bonnes personnes (couramment dénommés « RPO » pour externalisation du processus de recrutement, « MSP » pour fournisseur de services gérés et les « services du bureau d’acquisition de services » qui, dans le cadre de cette politique, seront dénommés collectivement les « Services externalisés ») ;
  • des services de conseil en management de transition dans différents secteurs et régions sous la marque Robert Walters (« Services de management transition »)
  • d’autres services de conseil et technologiques (« Services de conseil »).

Nous travaillons par le biais d’un réseau mondial d’entités affiliées et nous faisons appel à des fournisseurs au besoin pour fournir les meilleures solutions à nos clients dans les pays où nous travaillons.

  • Sauf notification contraire, nous sommes le responsable du traitement lorsque nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos services de recrutement, de conseil et de management de transition. Si nous partageons vos données personnelles avec nos clients dans le cadre de nos services de recrutement, de conseil et de management de transition, il est probable que nos clients traitent vos données personnelles au titre de responsables du traitement. Dans le cadre de leurs procédures d’embauche, nos clients peuvent vous demander des données personnelles supplémentaires.

  • Sauf notification contraire de notre part, nous sommes le sous-traitant et nos clients sont les responsables du traitement de vos données personnelles que nous traitons pour les besoins de nos services externalisés. Lorsque nous sommes le sous-traitant, la politique de respect de la vie privée de nos clients s’applique. Sauf notification contraire de notre part, si une entreprise du groupe Robert Walters vous embauche en CDD, l’entreprise du groupe Robert Walters qui vous embauchera deviendra le responsable du traitement de vos données personnelles.

Si vous n’êtes pas sûr(e) de savoir qui est le responsable du traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique.

Cette politique globale sur le respect de la vie privée (la « politique ») nous permet de vous informer des méthodes que nous employons pour collecter, utiliser et divulguer vos données personnelles. Il est important de lire cette politique conjointement à tous les avis ou déclarations relatifs aux données, à la protection des données, au traitement licite et/ou au respect de la vie privée que nous pouvons publier au moment de la collecte de vos données personnelles s’ils s’appliquent dans la juridiction concernée. Ils ne visent pas à remplacer cette politique, sauf indication contraire de notre part dans cette politique, cet avis ou cette déclaration.

1.    Données personnelles collectées

Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Nous ne collecterons que les données personnelles que le droit d’une juridiction donnée nous autorise à collecter. Nous avons établi ci-dessous une liste non exhaustive des types de données personnelles que nous collectons le plus souvent. 

Types de données personnelles

Description des données personnelles

Données sur l’identité

Titre, prénom, nom, nom de naissance, date de naissance, sexe, photographie, numéro de sécurité sociale (ou équivalent dans votre pays), nationalité et autres informations relatives au lieu de résidence et à la citoyenneté qui peuvent être nécessaires pour établir un permis de travail dans un pays déterminé, état matrimonial et nombre de personnes à charge.

Coordonnées

Adresse postale, adresse électronique et numéros de téléphone, historique des coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence et de vos coordonnées.

Données historiques

Niveau d’étude et titres/diplômes, parcours professionnel, casier judiciaire, médias sociaux, compétences et qualifications, et conclusions de toute autre vérification des antécédents et du casier judiciaire dans des pays où de telles vérifications sont légales.

Données relatives à l’emploi

Rémunération, retraite et avantages actuels, poste que vous recherchez, domaines relatifs au travail qui vous intéressent, références de tiers (si applicable) et commentaires sur l’entretien et l’évaluation réalisés par nous-mêmes ou notre client après votre entretien ou votre évaluation.

Données de vérification

Photocopie de votre permis de conduire, passeport, carte d’identité ou autre forme de pièce d’identité et informations sur les référents.

Données financières

Code de banque et numéro de compte, informations fiscales et vérifications de la solvabilité.

Données relatives à la diversité

Nous pouvons collecter des données relatives à la diversité à la demande du gouvernement, qui peuvent comprendre la race ou l’origine ethnique, la religion et autres croyances similaires, et la santé physique ou mentale, y compris des informations relatives au handicap.

Données techniques

 

·        Adresse de protocole Internet (IP), adresse MAC, identifiants de connexion, type et version du navigateur, fuseau horaire et emplacement, types et versions des plug-in du navigateur, système et plateforme d’exploitation, données de localisation du téléphone portable et autre technologie utilisée sur les dispositifs que vous utilisez pour accéder à notre site internet et à nos services.

 

Données relatives au profil

Noms d’utilisateur employés pour accéder à nos services, intérêts dans la mesure où ils concernent les services que nous vous fournissons et autres préférences et autres renseignements ou facteurs déterminants qui sont ressortis de notre analyse et de votre profilage.

Données relatives à l’utilisation

 

La manière dont vous utilisez et naviguez sur nos sites internet et ce que vous consultez sur ceux-ci.

   

·        Nous pouvons également conserver des enregistrements vidéo effectués dans nos locaux.

   

Données de marketing

Préférences pour recevoir des documents de marketing de notre part et de nos tiers, et préférences en matière de communication.

Données pour une demande de visa

Coordonnées et informations d’identité, antécédents d’immigration (y compris le lieu de résidence, statut d’immigration et antécédents de voyages), attestations de moralité (y compris les infractions, attestations et informations relatives aux obligations de moralité), communications de renseignements sur la santé et informations pour satisfaire aux critères en matière de santé.

Vidéo

Si un système de vidéosurveillance est installé dans ou à proximité de nos bureaux, nous pouvons capturer des images de vous si la loi nous y autorise. Nous pouvons également capturer des vidéos si vous assistez à un évènement que nous organisons et que vous nous avez donné votre consentement express.

Données sensibles ou de catégories particulières - au cours du processus de recrutement et dans le cadre des services que nous fournissons, nous pouvons collecter des données personnelles jugées comme sensibles ou relevant d’une catégorie particulière dans certains pays. Nous pourrions être tenus, au titre du droit local sur le respect de la vie privée, d’obtenir votre consentement explicite pour gérer ce type de données personnelles. Un formulaire de consentement vous sera envoyé si nous avons besoin de votre consentement express. Veuillez nous contacter si aucun formulaire de consentement ne vous a été communiqué alors que vous pensez que nous détenons des données sensibles ou relevant d’une catégorie particulière à votre sujet.
 

Concernant les candidats et les utilisateurs des sites internet du groupe Robert Walters, nous traitons également les types de données suivants :

  • Données agrégées, comme des données statistiques ou démographiques à toute fin. Les données agrégées peuvent provenir de vos données personnelles, mais la loi ne les considère pas comme des données personnelles étant donné qu’elles ne révèlent pas, directement ou indirectement, votre identité. À titre d’exemple, nous pouvons agréger vos données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs qui emploient une fonctionnalité spécifique d’un site internet. Toutefois, si nous combinons ou relions des données agrégées à vos données personnelles de manière à ce qu’il soit possible de vous identifier directement ou indirectement, nous traitons ces données combinées comme des données personnelles qui sont utilisées conformément à la présente politique de protection de la vie privée ;et
  • Données anonymisées, qui sont des données créées à partir de vos données personnelles dont votre identité a été retirée et qui ne permettent pas de vous identifier.

L’âge de la majorité varie en fonction du pays. En général, nous ne collectons pas des données personnelles sur les personnes de moins de 18 ans.
 

2.    Méthode de collecte des données personnelles

En général, nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous. À titre d’exemple, nous collectons vos données personnelles lorsque :

  • vous interagissez avec nous en personne, par téléphone, lettre, télécopie, e-mail ou via nos sites internet ;
  • vous vous inscrivez auprès de nous (p. ex. : aux salons de l’emploi) ;
  • vous nous soumettez toute autre information, comme un CV ;
  • vous réalisez des évaluations psychométriques ou autres ;
  • vous souscrivez à des e-mails de notification d’emploi ;
  • vous vous abonnez à nos publications ;
  • vous participez à un événement que nous avons organisé ;
  • vous participez à un concours, une promotion ou une enquête ; et/ou
  • vous nous envoyez des commentaires.

Nous pouvons également passer par les canaux tiers suivants pour collecter vos données personnelles :

  • les organisations d’examen de pré-embauche et de vérification des antécédents qui sont autorisées dans la juridiction concernée ;
  • nos clients et leurs fournisseurs tiers ;
  • les organismes gouvernementaux et réglementaires, comme les autorités fiscales et la sécurité sociale ;
  • les fournisseurs tiers, y compris d’autres agences de recrutement et d’emploi, des fournisseurs de sites de recherche d’emploi et des regroupeurs d’offres d’emploi, et nos prestataires de services gérés qui appartiennent à notre chaîne logistique ;
  • d’autres agences de recrutement ;
  • des fournisseurs d’analyses, tels que Google Analytics, et d’autres sites de recherche d’emploi ; et
  • des plateformes de communication, comme Adobe Marketo, Cison et PR.
  • Nous pouvons également collecter vos données personnelles auprès de sources accessibles au public, si le droit local l’autorise, y compris :
  • votre identité et vos données historiques provenant des sites de médias sociaux, comme LinkedIn, Twitter et Facebook ;
  • votre identité et vos coordonnées provenant des registres du commerce et des sociétés ou des listes électorales ; et
  • votre identité provenant de listes d’homologation et d’affiliation à des organismes professionnels.

Nous vous autorisons à vous inscrire ou à vous connecter à un compte du groupe Robert Walters en utilisant un compte LinkedIn, Facebook ou Google (« Compte de média social ») afin que vous puissiez utiliser simplement et facilement nos services en ligne sans avoir à créer un compte spécifique chez nous. Si vous choisissez d’avoir recours à cette fonctionnalité, nous traiterons votre nom et votre adresse électronique principale provenant de ce compte de média social conformément à la présente politique.

Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur ou votre dispositif mobile, qui sont créés par les serveurs du site internet. Nous collectons automatiquement vos données personnelles par le biais des cookies lorsque vous visitez les sites internet du groupe Robert Walters, en accord avec les paramètres de votre navigateur en matière de cookies. Pour en savoir plus sur ces cookies, notamment sur la façon dont nous les utilisons et les options dont vous disposez, veuillez lire notre Politique en matière de cookies. Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des cookies sur http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Utilisation des données personnelles

Nous n’utiliserons vos données personnelles que dans le respect de la loi, et les utilisations stipulées ci-dessous seront soumises à cette exigence.

Candidats

Nous collecterons et traiterons vos données personnelles afin de :

  • vous procurer des services de carrière, de recrutement et/ou des services intermédiaires connexes ;
  • chercher des postes vacants correspondants à vos informations qui semblent conformes à vos attentes, afin d’évaluer votre adéquation ;
  • vous permettre d’envoyer votre CV, de postuler à des postes spécifiques ou de souscrire à nos e-mails de notification d’emploi afin que nous puissions vous prévenir de l’arrivée d’un poste vacant approprié ;
  • postuler à des offres d’emploi pour votre compte en envoyant vos données à des clients ;
  • faciliter le processus de recrutement si un client souhaite pousser plus loin votre demande ;
  • remplir nos obligations contractuelles envers nos clients ;
  • vous informer des développements sectoriels, événements, promotions et concours pertinents, et vous communiquer toute autre information appropriée ;
  • répondre à vos requêtes ou questions ;
  • réaliser des analyses statistiques ;
  • surveiller la diversité ;
  • respecter nos engagements réglementaires ;
  • donner suite à ou défendre une réclamation juridique ;
  • effectuer un examen de pré-embauche ;
  • éviter ou détecter un crime lorsque nous sommes tenus par la loi d’exécuter une telle surveillance ; et
  • vous fournir des informations supplémentaires, susceptibles de vous intéresser, sur le marché de l’emploi et les offres d’emploi.

 

Utilisateurs des sites internet :

Nous collecterons et traiterons vos données personnelles afin de :

  • améliorer notre service à la clientèle et rendre notre mode de fonctionnement plus utile (ce qui inclut de personnaliser nos sites internet pour mieux répondre à vos exigences) ;
  • vous informer de nos services de recrutement, de conseil et de management de transition dans tous les domaines de notre activité ;
  • vous envoyer des communications lorsque vous avez indiqué que vous aimeriez recevoir ces informations ou que vous avez acheté nos produits ou services, y compris ce qui suit :

o   des lettres d’information électroniques et en version papier ;

o   des e-mails sur les services que nous proposons et les lancements de nouveaux produits ;

o   des rappels des dates de renouvellement de nos produits ou services ; et

o   des possibilités de participer à une étude de marché.

En fonction des préférences de contact que vous avez sélectionnées, nous vous enverrons des communications par courrier, téléphone, SMS, e-mail ou autres moyens électroniques comme les médias sociaux et numériques. Nous pourrons employer vos données d’utilisation pour garantir que ces messages sont personnalisés et pertinents pour vous.
 

Référents :

Nous utiliserons vos données personnelles dans le seul but d’effectuer une vérification des références d’un candidat.
 

Demandeurs de visa :

Vos données personnelles seront collectées et traitées par nos soins dans le but de préparer et de traiter votre demande de visa et de vous fournir les services d’immigration associés.
 

4.    Partage de vos données personnelles

Sous réserve des réglementations de la juridiction locale, nous pouvons divulguer vos données personnelles à :

  • toute entreprise du groupe Robert Walters ;
  • des employeurs ou recruteurs potentiels ;
  • d’autres entreprises de recrutement ou intermédiaires impliqués dans la gestion de l’offre en personnel ;
  • des sous-traitants des données personnelles du groupe Robert Walters ;
  • des organisations d’examen de pré-embauche et de vérification des antécédents ;
  • vos référents ;
  • vos anciens employeurs et établissements d’enseignement pertinents ;
  • vos organismes professionnels ;
  • des organismes gouvernementaux et réglementaires, comme les autorités fiscales et de sécurité sociale ;
  • les fournisseurs tiers, y compris d’autres agences de recrutement et d’emploi, des fournisseurs de sites de recherche d’emploi et des regroupeurs d’offres d’emploi, et nos prestataires de services gérés qui appartiennent à notre chaîne logistique ; et
  • des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou avec lesquels nous fusionnons certaines parties de notre activité ou de nos actifs. Par ailleurs, nous pouvons chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec d’autres entités. Si la structure de notre entreprise vient à changer, tous les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles comme stipulé dans la présente politique.

Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et nous les autorisons uniquement à traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions, ce qui implique de respecter la présente politique.

5.    Fondements juridiques

Dans certains pays, lorsque nos entreprises agissent à titre de responsables des données, elles doivent établir des fondements juridiques, tels qu’énoncés par le droit applicable, pour traiter vos données personnelles. En fonction de notre relation avec vous, nous nous appuierons, au besoin, sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

Fondement juridique

Objectif autorisé

Lorsque vous nous avez donné l’autorisation d’utiliser vos données personnelles pour un ou plusieurs objectifs autorisés.

Par exemple :

•        lorsque vous créez un compte sur un de nos sites internet ;

•        lorsque la loi nous impose d’obtenir votre consentement explicite pour traiter vos données personnelles ; et

•        lorsque vous nous donnez votre consentement pour toute autre raison.

Lorsque nous avons besoin de traiter vos données personnelles pour respecter une obligation légale ou réglementaire.

 

Par exemple :

·        pour effectuer des vérifications des antécédents conformément à nos obligations légales ;

·        pour respecter nos obligations juridiques et réglementaires en matière de fiscalité et de conformité financière ;

·        à des fins de suivi et de déclaration en matière d’égalité des chances ;

·        pour coopérer avec nos organismes de régulation et autres autorités publiques ;

·        pour respecter toute autre obligation à laquelle nous sommes tenus par les lois et les règles en vigueur.

Lorsque le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution d’un contrat, que nous pouvons conclure ou avons conclu avec vous.

Par exemple :

·        pour vous employer/embaucher si vous postulez à un emploi dans notre entreprise ; et

·        pour conclure ou exécuter un accord que nous avons signé si vous êtes un fournisseur ou un conseiller externe.

Lorsque le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la poursuite de nos intérêts commerciaux légitimes et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

 

Par exemple :

 

·        pour vous offrir et vous fournir nos services de recrutement, de conseil et de management de transition et pour évaluer vos compétences par rapport aux postes vacants chez nos clients ;

·        pour vous fournir des documents de marketing afin de vous aider dans votre recherche d’emploi ;

·        pour gérer les plaintes et les réclamations juridiques ;

·        pour mener des vérifications appropriées des antécédents si nous voulons vous employer/engager ;

·        en partageant vos données personnelles avec les entreprises qui constituent le groupe Robert Walters ;

·        en partageant vos données personnelles avec nos prestataires de services tiers ; et

·        en partageant vos données personnelles avec des employeurs potentiels et autres clients (y compris nos clients MSP) qui peuvent proposer des offres d’emploi au sein de leurs organisations.

 

Si vous désirez connaître les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique.

6.    Conservation

Nous conserverons vos données personnelles pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées, y compris pour répondre à toute exigence légale, comptable ou de déclaration. Nous envisageons notre relation avec vous comme un soutien dans votre carrière au fil de nombreux postes et missions. En conséquence, nous pouvons conserver vos données beaucoup plus longtemps que la durée d’un seul placement si nous pensons de manière raisonnable que cette relation continue se poursuivra.

Nous supprimerons vos données personnelles de manière appropriée et sécurisée quand celles-ci ne seront plus nécessaires. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte des facteurs suivants :

  • le volume et la nature des données personnelles ;
  • leur sensibilité ;
  • le risque de préjudice potentiel résultant de l’utilisation non autorisée ou de la divulgation des données personnelles ;
  • les objectifs de notre traitement de vos données personnelles ;
  • la possibilité ou non d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens ; et
  • les exigences légales applicables.

Lorsque nous agissons à titre de sous-traitant pour le compte de nos clients qui sont les responsables du traitement, nous conservons vos données personnelles en respectant les périodes de conservation prescrites par nos clients.

7.    Vos droits

Le pays dans lequel vous êtes situé et les lois applicables sur le respect de la vie privée déterminent vos droits relatifs à vos données personnelles. Ces droits peuvent comprendre :

Droit

Description du droit

Droit à l’information

concernant vos données personnelles et les renseignements détaillés sur le traitement de ces informations et données personnelles, y compris, selon le cas, les garanties utilisées pour protéger vos données personnelles si nous les transférons en dehors du territoire dans lequel elles ont été collectées ;

Droit d’accès

 

à vos données personnelles et pour obtenir des informations sur notre méthode de traitement de ces données ;

 

Droit de rectification

si vos données personnelles sont inexactes, y compris compléter des données personnelles incomplètes ;

Droit d’effacement

 

de vos données personnelles, également dénommé le « droit à l’oubli ». Nous ne supprimons pas vos données personnelles de nos fichiers de sauvegarde qui ont été créés dans le cadre d’un mécanisme de reprise après sinistre et qui ne sont pas facilement accessibles ;

 

Droit à la limitation du traitement

de vos données personnelles, ce qui inclut le fait de nous demander de supprimer votre dossier de données personnelles ;

Droit de déplacement, de copie et de transfert

 

de vos données personnelles à une autre organisation, également dénommé la « portabilité des données » ;

Droit d’opposition

au traitement de vos données personnelles à certaines fins, en particulier à traiter vos données personnelles à des fins de prospection et à traiter vos données personnelles pour certaines raisons basées sur nos intérêts légitimes ;

Droit de retrait du consentement

 

ou de l’autorisation que vous nous avez donné(e) précédemment concernant notre traitement de vos données personnelles, notamment à des fins de prospection par des moyens électroniques ;

 

Droits relatifs à la prise de décision automatisée

lorsqu’une telle prise de décision automatisée vous affecte sur le plan juridique ou vous affecte de toute autre manière significative ; 

Droit de réclamation

 

auprès de nous concernant le traitement de vos données personnelles ; ou auprès de l’organisme de régulation qui fait appliquer la loi sur la protection des données dans votre région.

 

Veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique si vous désirez exercer un de vos droits juridiques.

Si la loi l’autorise, des frais pourraient vous être facturés pour avoir accès à vos données personnelles ou pour exercer tout autre droit applicable. Nous vous ferons savoir si votre demande implique des frais avant d’y répondre.

Nous pourrions également vous demander certaines informations afin de pouvoir confirmer votre identité, garantir votre droit d’exercer un des droits énoncés dans le tableau ci-dessus et éviter la divulgation de vos données personnelles à toute personne n’ayant pas le droit de les recevoir.

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans les délais prévus par la loi.
 

8.    Technologie

Nous utiliserons constamment vos données personnelles de manière équitable. Nous pouvons utiliser, à l’occasion, des filtres technologiques afin de trier les demandes d’emploi que nous recevons et associer des offres spécifiques à des candidats. Lorsque nous avons utilisé des outils technologiques de façon significative pour évaluer votre demande d’emploi, nous vous en informerons. Veuillez nous faire savoir, lorsque nous vous contactons, si vous pensez que nous devons prendre en compte d’autres facteurs dans le cadre de votre demande d’emploi.
 

9.    Sécurité des données

Nous conservons vos données personnelles à la fois dans des locaux de stockage informatique sécurisés et dans des dossiers papier.

Nous avons mis en place un niveau de sécurité approprié pour protéger vos données personnelles, notamment une protection contre un traitement non autorisé ou illicite et contre la perte accidentelle, la destruction ou l’endommagement de vos données.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer un niveau de sécurité correspondant au risque de préjudice qui pourrait résulter d’un traitement non autorisé ou illicite, d’une perte, destruction, altération accidentelle ou illicite, d’un accès (ou d’une divulgation) non autorisé(e) ou de l’endommagement de vos données personnelles, y compris ce qui suit :

  • des systèmes de verrouillage et de sécurité ;
  • un système chiffrement ;
  • des noms d’utilisateurs et des mots de passe ;
  • un système de détection des virus ;
  • des procédures d’audit et des contrôles réguliers de l’intégrité des données ; et
  • un enregistrement des transferts de fichiers.

Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui en ont besoin pour travailler. Ils ne doivent traiter vos données personnelles qu’en conformité à nos instructions et sous réserve des contrôles d’accès mentionnés ci-dessus. Ils sont également soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons convenu de mesures de sécurité avec les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles pour garantir que ces tiers les traiteront d’une manière conforme à notre garantie de protection de vos données personnelles.

Nous avons également mis en place des procédures pour gérer toute violation présumée des données personnelles et nous vous informerons et informerons toute autorité de contrôle compétente lorsque la loi le préconisera.

Si vous soupçonnez un abus, une perte ou un accès non autorisé à vos données personnelles, veuillez nous en informer immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées dans l’article 13 de cette politique.

10.    Stockage et transfert des données personnelles

  • Données personnelles en provenance du R.-U. ou de l’Espace économique européen (« Données personnelles du R.-U. ou de l’EEE »)

En raison de la nature internationale de notre entreprise, nous pourrions être amenés à transférer des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE en dehors du R.-U. et de l’EEE. À titre d’exemple, nous pouvons transférer des données personnelles vers des entreprises du groupe Robert Walters, des prestataires de services et des autorités gouvernementales ou publiques afin d’exécuter nos services de recrutement, de conseil et de management de transition et de respecter nos obligations juridiques.

Si nous transférons bien des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE en dehors du R.-U. et de l’EEE, nous veillerons à ce que des garanties appropriées soient en place, par le biais notamment d’accords contractuels approuvés, sauf si certaines exceptions s’appliquent ou si nous sommes autorisés à le faire. Nous vous fournirons, à votre demande, des renseignements détaillés sur les garanties que nous avons mises en œuvre.

Nous, nos prestataires de services et/ou les tiers auxquels nous pouvons divulguer des Données personnelles du R.-U. et de l’EEE pouvons transférer ces données en dehors du R.-U. et de l’EEE.

  • Données personnelles provenant de l’extérieur du R.-U. ou de l’EEE (« Données personnelles hors R.-U. et hors EEE »)

Nous collectons des données personnelles relatives aux personnes dans les pays suivants en dehors du R.-U. et de l’EEE : Afrique, Afrique du Sud, Australie, Brésil, Canada, Chili, Chine (y compris Hong Kong et Taïwan), Corée du Sud, États-Unis d’Amérique, Inde, Indonésie, Japon, Malaisie, Mexique, Moyen-Orient, Nouvelle-Zélande, Philippines, Singapour, Suisse, Thaïlande et Vietnam.

En raison de la nature internationale de notre entreprise, nous pourrions être amenés à transférer des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE en dehors du territoire initial dans lequel les données ont été collectées (« Territoire initial »). À titre d’exemple, nous pouvons transférer des données personnelles vers des entreprises du groupe Robert Walters ou des employeurs potentiels dans un des pays énumérés ci-dessus, et à des prestataires de services et des autorités gouvernementales ou publiques afin d’exécuter nos services et de respecter nos obligations juridiques.

Si nous transférons bien des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE en dehors du Territoire initial, nous veillerons à ce que ces transferts soient réalisés conformément à la loi en vigueur. Nous, nos prestataires de services et/ou les tiers auxquels nous pouvons divulguer des Données personnelles hors R.-U. et hors EEE pouvons transférer ces données en dehors du Territoire initial.
 

11.    Politique de respect de la vie privée des tiers

Cette politique vous explique le traitement de vos données personnelles par le groupe Robert Walters. Veuillez également lire les politiques sur la vie privée des plateformes de médias sociaux et des sites internet des tiers par le biais desquels vous êtes arrivé(e) sur un site internet du groupe Robert Walters. Nous vous invitons à lire les politiques de respect de la vie privée que ces sites fournissent avant de leur confier vos données personnelles.
 

12.    Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Les modifications seront communiquées sur notre site internet sept (7) jours avant leur prise d’effet. Nous pouvons modifier cette politique en urgence si nous pensons qu’il est raisonnable de le faire, notamment pour respecter des obligations juridiques ou réglementaires.
 

13.    Nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de nos pratiques en matière de vie privée, ou si vous désirez envoyer une demande pour exercer vos droits à la vie privée, veuillez nous contacter. Vous pouvez :

  • nous contacter par e-mail à l’adresse régionale ci-dessous : 

Afrique et Moyen-Orient

dataprotection@robertwalters.com

Australie et Nouvelle-Zélande

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brésil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

Espace économique européen (EEE) et R.-U.

dataprotection@robertwalters.com ou dataprotection@resourcesolutions.com

Grande Chine et Asie du Sud-Est (Inde, Indonésie, Malaisie, Philippines, Thaïlande, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japon

privacy@robertwalters.co.jp

Singapour

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

Corée du Sud

privacy@robertwalters.co.kr

Suisse

dataprotection@robertwalters.com

États-Unis et Canada

dataprotection@robertwalters.com ou dataprotection@resourcesolutions.com

Brésil, Chili et Mexique

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

  • Contactez notre responsable de la protection des données :

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

 

  • Contactez notre représentant dans l’UE (RESOURCE SOLUTIONS UK UNIQUEMENT) :

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.    Informations spécifiques aux pays 

États-Unis d’Amérique, Californie

Nos activités de traitement des données qui portent sur les informations personnelles des résidents de la Californie (les « Données californiennes ») n’entrent pas actuellement dans le champ d’application de la loi « California Consumer Privacy Act » (CCPA). En cas de changement à cet égard, nous mettrons cette politique à jour en conséquence. 

Vous pouvez être convaincus que nous continuons et continuerons de veiller à respecter les meilleures pratiques du secteur lors du traitement des données californiennes.

Australie

Procédure pour déposer une réclamation si vous pensez que nous avons traité vos données personnelles de manière erronée :

·        nous accuserons réception de votre réclamation et y répondrons dans les trente (30) jours ;

·        nous prendrons des mesures pour confirmer l’authenticité de la réclamation et les coordonnées détaillées que vous nous avez fournies ;

·        nous chercherons des informations supplémentaires au sujet de la réclamation si nécessaire ;

·        si la réclamation peut être réglée à l’aide de procédures d’accès et de rectification, ou autre solution, nous vous proposerons ces solutions possibles (si nécessaire de manière confidentielle et sous toutes réserves) ; et/ou

·        si nous ne répondons pas à votre réclamation dans les trente (30) jours ou que nous ne parvenons pas à régler votre réclamation, vous pourrez transmettre votre réclamation à un système externe de règlement des litiges auquel nous appartenons ou au Bureau du Commissaire à l’information de l’Australie.

Globale Datenschutzerklärung

Oktober 2021

 

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Unternehmensgruppe, die letztlich Eigentum der Robert Walters plc (Unternehmensnummer 03956083) mit Sitz in 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, Vereinigtes Königreich, ist und unter den Marken Robert Walters, Resource Solutions und Walters People firmiert (zusammen als „Robert Walters-Gruppe“ bezeichnet).

Wir“, „uns“ oder „unser“ beziehen sich in dieser Datenschutzerklärung auf die Robert Walters- Gruppe.

Was wir tun

Die Robert Walters-Gruppe bietet:

  • Unter den Marken Robert Walters und Walters People Beratungsleistungen für die Personalbeschaffung zwecks Vermittlung von Kandidaten auf Dauer-, Vertrags- und Interimsbasis in einer Reihe von Branchen und Regionen („Personalbeschaffungsdienste“);
  • Übernahme ausgelagerter Geschäftsprozesse zur Unterstützung von Unternehmen bei der Beschaffung von Festangestellten und Zeitarbeitskräften, in der Beschaffungskette und der Auswahl von Arbeitskräften (auch bekannt als „RPO“ (Outsourcing von Rekrutierungsprozessen),
  • MSP“ (Managed Service Providing) und „Servicedesk-Leistungen in der Beschaffung“ und in dieser Datenschutzerklärung zusammen als „ausgelagerte Dienstleistungen“ bezeichnet);
  •  sonstige Technologie- und Beratungsleistungen („Beratungsdienste“).

Wir sind über ein globales Netz von Tochtergesellschaften tätig und greifen bei Bedarf auf weitere Anbieter zurück, um unseren Klienten in allen Ländern, in denen wir Dienstleistungen erbringen, die besten Lösungen bieten zu können.

  • Sofern wir Ihnen nichts Gegenteiliges mitteilen, fungieren wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für unsere Personalbeschaffungs- und Beratungsdienste als Datenverantwortlicher. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unsererPersonalbeschaffungs- oder Beratungsdienste an unsere Klienten weitergeben, wird die Rolle des Datenverantwortlichen in der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten vermutlich unseren Klienten zukommen. Unsere Klienten können im Rahmen des Einstellungsverfahrens zusätzliche personenbezogene Daten von Ihnen anfordern.

Sofern wir Ihnen nichts Gegenteiliges mitteilen, sind wir der Datenverarbeiter und unsere Klienten die Datenverantwortlichen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns im Rahmen der ausgelagerten Dienstleistungen verarbeitet werden. Wenn wir als Datenverarbeiter fungieren, gilt die Datenschutzerklärung unseres Klienten. Wenn Sie von einem Unternehmen der Robert Walters-Gruppe einen zeitlich befristeten Auftrag erhalten, ist das Unternehmen der Robert Walters-Gruppe, das Sie beauftragt, der Datenverantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern wir Ihnen nichts Gegenteiliges mitteilen.

Wenn Sie nicht sicher wissen, wer der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist, kontaktieren Sie uns bitte. Die Kontaktdaten sind Abschnitt 13 dieser Datenschutzerklärung zu entnehmen.

Mit dieser globalen Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verwenden und weitergeben. Es ist wichtig, dass Sie diese Datenschutzerklärung in Verbindung mit allen Hinweisen oder Erklärungen zu Daten, Datenschutz, Verarbeitung nach Treu und Glauben und/oder Privatsphäre lesen, die von uns zum Zeitpunkt der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten ergehen, sofern dies der jeweiligen Rechtsordnung entspricht. Diese sind nicht dazu bestimmt, die Datenschutzerklärung außer Kraft zu setzen, sofern in der jeweiligen Richtlinie, Erklärung oder im Hinweis nicht anders angegeben.

1. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Personenbezogene Daten sind alle Angaben über eine identifizierte oder identifizierbare Person.

Wir erheben nur personenbezogene Daten, deren Erhebung uns gesetzlich erlaubt ist, und zwar auf der Grundlage der jeweiligen Rechtsprechung. Nachfolgend finden Sie eine nicht erschöpfende Auflistung der Arten von personenbezogenen Daten, die wir am häufigsten erfassen.

Art der personenbezogenen Daten

Beschreibung der personenbezogenen Daten
Daten zur Identifizierung

Titel, Vorname, Nachname, Mädchenname, Geburtsdatum, Geschlecht, Lichtbild, Sozialversicherungsnummer (oder eine entsprechende Nummer in Ihrem Land), Staatsangehörigkeit und sonstige Angaben zum Wohnsitz und zur Staatsbürgerschaft, die zur Feststellung des Rechts auf Arbeit in einem bestimmten Land erforderlich sein können, Familienstand und Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen.


Kontaktdaten

Ihre Zustelladresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern, Notfall-Kontaktdaten und die Historie der Kontaktangaben.
Historische Daten
Ihr Bildungsweg und Ihre Zeugnisse, Ihr beruflicher Werdegang, etwaige Vorstrafen, Ihre sozialen Medien, Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen sowie die Ergebnisse anderer Zuverlässigkeitsprüfungen und Strafregisterkontrollen in Ländern, in denen die Durchführung solcher Kontrollen rechtmäßig ist.


Beschäftigungsbezogene Daten

Ihre derzeitige Besoldung, Ihre Ruhegeld- und anderen Ansprüche, die von Ihnen angestrebte Position, die für Sie interessanten Arbeitsbereiche, Referenzen von Dritten (falls vorhanden) und Feedback zu Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen, das entweder von uns oder von unserem Klienten nach einem Vorstellungsgespräch oder einer Beurteilung abgegeben wurde.

Daten zur Überprüfung

Eine Kopie des Führerscheins, des Reisepasses, des Personalausweises oder eines anderen Ausweises sowie Daten zu Referenzen.

Finanzdaten

Ihre Bankleitzahl und Kontonummer sowie steuerliche Informationen und Bonitätsprüfungen.

Diversitätsdaten

Wir können für Behördenberichte Diversitätsdaten erheben, wie etwa ethnische Abstammung, Weltanschauung und die körperliche oder psychische Gesundheit, einschließlich Angaben zu etwaigen Behinderungen.
Technische Daten
  • Internetprotokoll(IP)-Adresse, MAC- Adresse, Ihre Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung sowie Standort, Browser-Plug-in-Typen und - Versionen, Betriebssystem und Plattform, Mobiltelefon-Standortdaten und andere Technologien auf den Geräten, die Sie verwenden, um auf unsere Website und unsere Dienste zuzugreifen.
Profildaten
Ihre Benutzernamen für den Zugang zu unseren Diensten, Ihre Interessen, soweit sie sich auf die Dienste beziehen, die wir Ihnen anbieten, sowie andere Präferenzen und Erkenntnisse oder Faktoren, die wir aus unserer Analyse und Profilerstellung von Ihnen gewonnen haben.

Nutzungsdaten
  • Wie Sie unsere Websites nutzen, auf ihnen navigieren und was Sie darauf suchen.

  • Wir können auch über Aufnahmen aus der Videoüberwachung verfügen, die bei einem Besuch unserer Räumlichkeiten gemacht wurden.


Marketing-Daten

Ihre Präferenzen für den Erhalt von Marketingmaterial von Dritten und von uns sowie Ihre Kommunikationspräferenzen.

Daten zu einem Visumantrag

Ihre Kontakt- und Identitätsdaten, Ihre Einwanderungshistorie (einschließlich Wohnsitz, Einwanderungsstatus und Reisehistorie), Angaben zur Person (einschließlich Straftaten, Strafregister und Informationen, die für die Erfüllung der Anforderungen an die Person relevant sind), Angaben zur Gesundheit und Informationen, die für die Erfüllung der Gesundheitskriterien relevant sind.
Video
Aus einer etwaigen Videoüberwachung in oder in der Nähe unserer Büros können wir Aufnahmen von Ihnen erhalten, sofern dies gesetzlich zulässig ist. Wir können auch Videoaufnahmen von Ihnen machen, wenn Sie an einer von uns organisierten Veranstaltung teilnehmen und Sie uns Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu gegeben haben.

Sensible Daten oder Daten besonderer Kategorien – während des Einstellungsverfahrens oder im Rahmen der von uns erbrachten Dienstleistungen können wir personenbezogene Daten erfassen, die in bestimmten Ländern als sensibel oder als Daten einer besonderen Kategorie gelten.

Möglicherweise sind wir aufgrund lokaler Datenschutzgesetze verpflichtet, Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung dieser Art von personenbezogenen Daten einzuholen. Wenn Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich ist, wird Ihnen eine Einverständniserklärung vorgelegt. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie keine Einverständniserklärung erhalten haben und glauben, dass wir über sensible Daten oder personenbezogene Daten einer besonderen Kategorie von Ihnen verfügen.

In Bezug auf Kandidaten und Nutzer der Websites der Robert Walters-Gruppe verarbeiten wir auch die folgenden Arten von Daten:

  • Aggregierte Daten, etwa statistische oder demografische Daten, zu beliebigen Zwecken. Aggregierte Daten können von Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, gelten aber per Gesetz nicht als personenbezogene Daten, da diese Daten weder direkt noch indirekt Rückschlüsse auf Ihre Identität ermöglichen. Beispielsweise können wir Ihre Nutzungsdaten aggregieren, um den Anteil der Nutzer zu berechnen, die auf eine spezielle Website-Funktion zugreifen. Wenn wir jedoch aggregierte Daten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verbinden, so dass Sie anhand dieser direkt oder indirekt identifiziert werden können, behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten, die gemäß dieser Datenschutzerklärung verwendet werden; und
  • Anonymisierte Daten, also Daten, für die aus Ihren personenbezogenen Daten die Identität entfernt wurde, so dass sie keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Das Alter, bis zu welchem eine Person als Kind angesehen wird, ist von Land zu Land verschieden. Normalerweise erheben wir keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren.

2. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten in der Regel direkt von Ihnen. Beispielsweise erheben wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie:

  • persönlich, per Telefon, Brief, Fax, E-Mail oder über unsere Websites mit uns in Kontakt treten;
  • sich bei uns anmelden (z. B. auf Karrieremessen);
  • uns weitere Informationen, wie z. B. einen Lebenslauf, zukommen lassen;
  • psychometrische oder andere Beurteilungen ausfüllen;
  • Jobalarm-E-Mails abonnieren;
  • unsere Publikationen abonnieren;
  • an einem von uns organisierten Event teilnehmen;
  • an einem Gewinnspiel, einer Sonderaktion oder Umfrage teilnehmen; und/oder
  •  uns Feedback geben.

Wir können auch die folgenden dritten Kanäle nutzen, um Ihre personenbezogenen Daten zu erheben:

  • Einrichtungen, die beschäftigungsbezogene Überprüfungen und Zuverlässigkeitsprüfungen durchführen, soweit rechtlich zulässig;
  • unsere Klienten und deren Drittanbieter;
  • Regierungs- und Aufsichtsbehörden, etwa Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger;
  • Drittanbieter einschließlich anderer Personalbeschaffungs- und Arbeitsvermittlungsagenturen, Jobbörsen und Job-Aggregatoren sowie unsere Managed Service Provider, die zu unserer Beschaffungskette gehören;
  • andere Personalbeschaffungsagenturen;
  • Analytik-Anbieter wie Google Analytics und verschiedene Jobbörsen; und
  • Kommunikationsplattformen, wie Adobe Marketo, Cison und PR.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben, soweit rechtlich zulässig, einschließlich:

  • Ihrer Identität und historischer Daten von Social-Media-Websites wie LinkedIn, Twitter und Facebook;
  • Ihrer Identität und Kontaktdaten aus Firmen- und Handelsregistern oder Wählerverzeichnissen; und
  • Ihrer Identität aus Qualifikations- und Mitgliederlisten von Berufsverbänden.

Wir ermöglichen es Ihnen, sich mit einem LinkedIn-, Facebook- oder Google-Konto („Social-Media- Konto“) bei einem Konto der Robert Walters-Gruppe anzumelden oder einzuloggen, damit Sie unsere Online-Dienste einfach und problemlos nutzen können, ohne ein spezielles Konto bei uns anlegen zu müssen. Wenn Sie diese Funktion nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre primäre E-Mail-Adresse in Ihrem Social-Media-Konto gemäß dieser Datenschutzerklärung.

Cookies sind kleine Textdaten, die auf Ihrem PC oder Mobilgerät gespeichert werden und von den Website-Servern erstellt werden. Wenn Sie die Websites der Robert Walters-Gruppe besuchen, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten automatisch über Cookies, je nach den Cookie- Einstellungen in Ihrem Browser. Weitere Informationen über diese Cookies, wie wir sie verwenden und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben, lesen Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Nähere Angaben zur Verwendung von Cookies finden Sie auf http://www.allaboutcookies.org/.

3. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn es rechtlich zulässig ist. Die nachfolgend angeführten Verwendungszwecke unterliegen dieser Anforderung.

Kandidaten

Ihre personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken von uns erfasst und verarbeitet:

  • um Ihnen oder für Sie Karriere-, Einstellungs- und/oder damit zusammenhängende Vermittlungsdienste anzubieten;
  • um Ihre Angaben mit Stellenangeboten abzugleichen, die wir für Sie als geeignet erachten, und Ihre Eignung für diese zu beurteilen;
  • um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihren Lebenslauf einzureichen, sich auf bestimmte Stellen zu bewerben oder unsere Jobalarme zu abonnieren, damit wir Sie benachrichtigen können, wenn es relevante Stellenangebote gibt;
  • um in Ihrem Namen Stellenbewerbungen durchzuführen, indem wir Ihre personenbezogenen Daten an Klienten weitergeben;
  • um den Einstellungsprozess zu unterstützen, wenn ein Klient Ihre Bewerbung weiterverfolgen möchte;
  • um unsere vertraglichen Verpflichtungen gegenüber unseren Klienten zu erfüllen;
  • um Sie über relevante Entwicklungen in der Branche, Events, Werbeaktionen und Wettbewerbe zu informieren, und um Ihnen andere relevante Informationen zukommen zu lassen;
  • um Ihre Anfragen oder Fragen zu beantworten;
  • um statistische Analysen durchzuführen;
  • um die Diversität zu überwachen;
  • um unsere behördlichen Verpflichtungen zu erfüllen;
  • um einen Rechtsanspruch geltend zu machen oder abzuwehren;
  • um eine beschäftigungsbezogene Überprüfung durchzuführen;
  • um eine Straftat zu verhindern oder aufzudecken, wenn wir gesetzlich zu einer solchen Überwachung verpflichtet sind; und
  • um Ihnen weitere Informationen über den Arbeitsmarkt und die Beschäftigungsmöglichkeiten zukommen zu lassen, die für Sie von Interesse sein könnten.

Nutzer der Website:

Ihre personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken von uns erfasst und verarbeitet:

  • um unseren Kundenservice zu verbessern und die Websites für Sie nützlicher zu gestalten (dazu gehört auch die Anpassung unserer Websites an Ihre Bedürfnisse);
  • um Sie über unsere Personalbeschaffungsdienste in allen Bereichen unseres Unternehmens zu informieren;
  • um Ihnen Mitteilungen zukommen zu lassen, wenn Sie sich mit dem Erhalt solcher Informationen einverstanden erklärt haben oder Produkte oder Dienstleistungen von uns erworben haben. Solche Mitteilungen können sein:

o    Newsletter in elektronischer und gedruckter Form;

o    E-Mails zu den von uns angebotenen Dienstleistungen und neu vorgestellten Produkten;

o    Erinnerungen, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen zur Verlängerung anstehen; und

o    Möglichkeiten zur Teilnahme an Marktforschung.

Je nach den von Ihnen gewählten Kontaktpräferenzen kommunizieren wir mit Ihnen auf dem Postweg, per Telefon, SMS, E-Mail oder auf anderen elektronischen Wegen, z. B. über soziale und digitale Medien. Wir können Ihre Nutzungsdaten verwenden, um sicherzustellen, dass diese Nachrichten personalisiert und für Sie relevant sind.

Referenzgeber:

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Überprüfung von Referenzen eines Kandidaten.

Visumbewerber:

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns zum Zweck der Vorbereitung und Bearbeitung Ihres Visumantrags und der damit verbundenen Einwanderungsdienstleistungen erhoben und verarbeitet.

4. An wen Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden

Vorbehaltlich der örtlichen Rechtsvorschriften können wir Ihre personenbezogenen Daten gegenüber folgenden Stellen offenlegen:

  • jedem Unternehmen der Robert Walters-Gruppe;
  • potenziellen Dienstgebern;
  • anderen Personalbeschaffern oder -vermittlern, die in die Personalbeschaffung involviert sind;
  • Auftragsverarbeitern der Robert Walters-Gruppe;
  • Einrichtungen, die beschäftigungsbezogene Überprüfungen und Zuverlässigkeitsprüfungen durchführen;
  • Ihren Referenzgebern;
  • Ihren früheren Dienstgebern und relevanten Bildungseinrichtungen;
  • Ihren Berufsverbänden;
  • Regierungs- und Aufsichtsbehörden, etwa Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern;
  • Drittanbietern einschließlich anderer Personalbeschaffungs- und Arbeitsvermittlungsagenturen, Jobbörsen und Job-Aggregatoren sowie unseren Managed Service Providern, die zu unserer Beschaffungskette gehören; und
  • Dritten, denen wir Teile unseres Unternehmens oder unseres Vermögens verkaufen oder übertragen oder mit denen wir diese fusionieren möchten. Alternativ können wir den Erwerb anderer Unternehmen oder eine Fusion mit anderen Unternehmen anstreben. Falls sich eine Änderung unserer Unternehmensstruktur ergibt, können neue Eigentümer Ihre personenbezogenen Daten auf die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Weise nutzen.

Wir erlauben es unseren dritten Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden, und erlauben ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für angegebene Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten, was eine Einhaltung dieser Datenschutzerklärung mit einschließt.

5. Rechtsgrundlagen

In bestimmten Ländern sind unsere Unternehmen, die als Datenverantwortliche fungieren, rechtlich verpflichtet, Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nachzuweisen. Je nach unserer Beziehung zu Ihnen werden wir uns, wenn wir dazu verpflichtet sind, auf einen oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen stützen:

Rechtsgrundlage Zulässiger Zweck

 

 

Wenn Sie Ihr Einverständnis zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere zulässige Zwecke geben.

 

 

Zum Beispiel: 
  • wenn Sie ein Website-Konto bei uns anlegen;
  • wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre ausdrückliche Zustimmung einzuholen; und
  • wenn Sie Ihr Einverständnis in anderer Weise erteilen.

 

 

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zwecks Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Auflagen verarbeiten müssen.

 

 

Zum Beispiel: 

  • um Zuverlässigkeitsprüfungen gemäß unseren gesetzlichen Verpflichtungen durchzuführen;

  • um unseren rechtlichen und behördlichen Verpflichtungen in Bezug auf Steuern und Finanz- Compliance nachzukommen;

  • zur Überwachung und Berichterstattung hinsichtlich Chancengleichheit;
  • in Zusammenarbeit mit Aufsichts- und anderen staatlichen Behörden; 

  • um jeglichen anderen Verpflichtungen nachzukommen, denen wir aufgrund geltender Vorschriften und Gesetze unterliegen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, um den Vertrag zu erfüllen, den wir mit Ihnen abschließen können oder abgeschlossen haben..

 

 

Zum Beispel:

  • um Sie einzustellen, wenn Sie sich bei uns auf eine freie Stelle bewerben; und

  • um eine Vereinbarung mit Ihnen zu schließen oder zu erfüllen, wenn Sie ein Beschaffer oder externer Berater sind.

 

 

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Verfolgung unserer berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich ist und Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.

 

 

Zum Beispel: 

  • um Ihnen unsere Personalbeschaffungsdienste anzubieten und diese zu erbringen und um Ihre Qualifikationen mit offenen Stellen bei unseren Klienten abzugleichen;

  • um Ihnen Marketingmaterial zur Unterstützung Ihrer Jobsuche zur Verfügung zu stellen

  • um Beschwerden und Rechtsansprüche zu bearbeiten; 

  • um entsprechende Zuverlässigkeitsprüfungen durchzuführen, wenn Sie von uns angestellt werden sollen;

  • um Ihre personenbezogenen Daten an die Unternehmen der Robert Walters-Gruppe weiterzugeben;

  • um Ihre personenbezogenen Daten an unsere Drittdienstleister weiterzugeben; und

  • um Ihre personenbezogenen Daten an potenzielle Dienstgeber und andere Klienten (einschließlich MSP-Klienten) von uns weiterzugeben, die innerhalb Ihrer Organisationen Jobchancen anbieten können.

Wenn Sie wissen möchten, auf welche Rechtsgrundlagen wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, kontaktieren Sie uns bitte. Die Kontaktdaten sind Abschnitt 13 dieser Datenschutzerklärung zu entnehmen.

6. Aufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies zur Erfüllung der Zwecke, zu denen wir sie erfasst haben, erforderlich ist, einschließlich zum Zwecke der Erfüllung von Rechts-, Buchhaltungs- oder Berichtserfordernissen. Wir sehen unsere Aufgabe Ihnen gegenüber darin, Sie in Ihrer Karriere über zahlreiche Positionen und Aufgaben hinweg zu unterstützen. Daher wird die Aufbewahrung Ihrer Daten eventuell deutlich über die Dauer einer Vermittlung hinausgehen, wenn wir vernünftigerweise davon ausgehen können, dass wir weiterhin eine Aufgabe für Sie zu erfüllen haben.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten in geeigneter und sicherer Weise entsorgen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Zur Ermittlung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir die folgenden Faktoren:

  • Umfang und Art der personenbezogenen Daten;
  • den Grad ihrer Sensibilität;
  • das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Weitergabe der personenbezogenen Daten;
  • die Zwecke, zu denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
  • ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können; und
  • geltende gesetzliche Bestimmungen.

Wenn wir für unsere Klienten, die Datenverantwortlichen, als Datenverarbeiter fungieren, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den von unseren Klienten vorgegebenen Aufbewahrungsfristen auf.

7. Ihre Rechte

Ihr Wohnsitzland und die geltenden Datenschutzgesetze entscheiden über Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Solche Rechte können sein:

Recht Beschreibung des Rechts
Recht auf Information über Ihre personenbezogenen Daten und die Einzelheiten des Umgangs mit und der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten und Informationen, einschließlich, soweit zutreffend, der Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für den Fall, dass wir sie außerhalb des Gebiets, in dem sie erhoben wurden, weitergeben;

Recht auf Auskunft

über Ihre personenbezogenen Daten und über den Umgang mit bzw. die Verarbeitung derselben;
Recht auf Berichtigung wenn Ihre personenbezogenen Daten fehlerhaft sind, auch das Recht auf Ergänzung unvollständiger Daten;
Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet. Wir löschen personenbezogene Daten nicht aus unseren Backup-Dateien für die Wiederherstellung im Katastrophenfall, die nur schwer zugänglich sind;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Entfernung der Datei mit Ihren personenbezogenen Daten;
Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Organisation, manchmal auch als „Datenportabiliät“ bezeichnet;
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, insbesondere die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketing und aus bestimmten Gründen auf Basis unserer berechtigten Interessen;
Recht auf Widerruf der Einwilligung oder der Erlaubnis, die Sie uns zuvor in Bezug auf unseren Umgang mit und unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, etwa für die Zwecke des Marketings auf elektronischem Weg;
Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungen wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung rechtliche Auswirkungen auf Sie hat oder Sie anderweitig erheblich betroffen sind; und
Recht auf Beschwerde bei uns hinsichtlich des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten; oder bei der Aufsichtsbehörde, die an Ihrem Wohnsitz die Einhaltung des Datenschutzrechts durchsetzt.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, und verwenden Sie dazu unsere Kontaktdaten in Abschnitt 13 dieser Datenschutzerklärung.

Soweit gesetzlich zulässig, kann für den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten oder für die Ausübung anderer Rechte eine Gebühr anfallen. Wir werden Ihnen mitteilen, ob für Ihre Anfrage eine Gebühr anfällt, bevor wir sie bearbeiten.

Wir können auch bestimmte Informationen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen, Ihr Recht auf die Ausübung der in der obigen Tabelle aufgeführten Rechte zu gewährleisten und zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten an unbefugte Personen weitergegeben werden.

Wir werden auf alle berechtigten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen antworten.

8. Technologie

Unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten wird stets fair („nach Treu und Glauben“) erfolgen. Gelegentlich verwenden wir technologische Filter, um die bei uns eingehenden Bewerbungen zu sortieren und Kandidaten mit spezifischen Stellenangeboten abzugleichen. Wenn wir bei der Beurteilung Ihrer Bewerbung in erheblichem Umfang technische Hilfsmittel eingesetzt haben, werden wir Sie darüber informieren. Bitte teilen Sie uns bei der Kontaktaufnahme mit, wenn Sie meinen, dass wir bei Ihrer Bewerbung weitere Faktoren berücksichtigen sollten.

9. Datensicherheit

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten in einer Kombination aus sicheren Computerspeichern und Akten in Papierform auf.

Wir sorgen für ein angemessenes Sicherheitsniveau in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, auch im Hinblick auf den Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung der Daten.

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das dem Risiko eines Schadens angemessen ist, der sich aus einer unbefugten oder unrechtmäßigen Verarbeitung, einem unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Verlust, einer Zerstörung oder Veränderung, einem unbefugten Zugriff auf Ihre (bzw. einer unbefugten Offenlegung Ihrer) personenbezogenen Daten oder einer Beschädigung dieser Daten ergeben könnte, unter anderem:

  • Schließ- und Sicherheitssysteme;
  • Verschlüsselung
  • Benutzernamen und Passwörter;
  •  Virenprüfung;
  • Audit-Verfahren und regelmäßige Kontrollen der Datenintegrität; und
  •  Aufzeichnung von Dateibewegungen.

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf jene Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und sonstige Dritte, die diese aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Diese dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen und unter Einhaltung der oben genannten Zugangskontrollen verarbeiten. Außerdem unterliegen sie der Schweigepflicht.

Wir haben mit den Dritten, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, sicherheitsbezogene Maßnahmen vereinbart, um sicherzustellen, dass diese Dritten Ihre Daten in einer Weise behandeln, die unserem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten entspricht.

Wir haben außerdem Verfahren für den Umgang mit dem Verdacht auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten implementiert und werden Sie sowie die zuständige Aufsichtsbehörde über eine solche Verletzung informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wenn Sie eine missbräuchliche Verwendung, einen Verlust oder einen unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten vermuten, kontaktieren Sie uns bitte umgehend. Die Kontaktdaten sind Abschnitt 13 dieser Datenschutzerklärung zu entnehmen.

10. Speicherung und Übertragung personenbezogener Daten

  • Personenbezogene Daten aus dem Vereinigten Königreich oder dem Europäischen Wirtschaftsraum („Personenbezogene Daten aus UK oder EWR“)

Aufgrund des globalen Charakters unserer Geschäftstätigkeit müssen wir personenbezogene Daten eventuell aus dem Vereinigten Königreich und dem EWR in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR übertragen. So können wir beispielsweise

personenbezogene Daten an Unternehmen der Robert Walters-Gruppe, Dienstleister und Behörden weitergeben, um unsere Personalbeschaffungsdienste zu erbringen und unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn wir personenbezogene Daten aus dem Vereinigten Königreich und dem EWR in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR übertragen, stellen wir sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, z. B. durch genehmigte vertragliche Vereinbarungen, es sei denn, es gelten bestimmte Ausnahmen oder wir sind zu der Übertragung berechtigt. Auf Anfrage werden wir Ihnen Einzelheiten zu den von uns getroffenen Schutzvorkehrungen mitteilen.

Wir, unsere Dienstleister und/oder Dritte, an die wir eventuell personenbezogene Daten aus dem Vereinigten Königreich und dem EWR weitergeben, können diese Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR übertragen.

  • Personenbezogene Daten, die von außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des EWR stammen („Nicht aus dem UK und EWR stammende personenbezogene Daten “)

Personenbezogene Daten von Einzelpersonen erfassen wir in den folgenden Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR: Afrika, Australien, Brasilien, Chile, China (einschließlich Hongkong und Taiwan), Indien, Indonesien, Japan, Kanada, Malaysia, Mexiko, Naher Osten, Neuseeland, Philippinen, Singapur, Südafrika, Südkorea, Schweiz, Thailand, Vereinigte Staaten von Amerika und Vietnam.

Aufgrund des globalen Charakters unserer Geschäftstätigkeit müssen wir eventuell nicht aus dem UK und EWR stammende personenbezogene Daten außerhalb des ursprünglichen

Territoriums, in dem die Daten erhoben wurden („ursprüngliches Territorium“) übertragen. So können wir beispielsweise personenbezogene Daten an Unternehmen der Robert Walters- Gruppe oder potenzielle Dienstgeber international in jedes der oben genannten Länder sowie an Dienstleister und Behörden weitergeben, um unsere Dienstleistungen zu erbringen und unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn wir nicht aus dem UK und EWR stammende personenbezogene Daten außerhalb des ursprünglichen Territoriums übertragen, stellen wir sicher, dass derartige Übertragungen unter Einhaltung der geltenden Gesetze erfolgen. Wir, unsere Dienstleister und/oder Dritte, an die wir eventuell nicht aus dem UK und EWR stammende personenbezogene Daten weitergeben, können diese Daten außerhalb des ursprünglichen Territoriums übertragen.

11. Datenschutzerklärungen Dritter

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Umgang der Robert Walters-Gruppe mit Ihren personenbezogenen Daten. Bitte lesen Sie auch die Datenschutzerklärungen der Social-Media- Plattformen und der Websites von Dritten, über die Sie auf eine Website der Robert Walters-Gruppe gelangen. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen dieser Websites zu lesen, bevor Sie ihnen Ihre personenbezogenen Daten anvertrauen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern. Änderungen werden sieben Tage vor ihrem Inkrafttreten auf unserer Website bekanntgegeben. Wir werden dringende Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, wenn wir dies für angemessen halten, um etwa gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen.

13. Wie Sie uns kontaktieren können

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu unseren Datenschutzpraktiken haben oder eines Ihrer Datenschutzrechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte. Sie können:

  • Uns eine E-Mail an die Mailbox für Ihr Land schreiben:

Afrika und Naher Osten

dataprotection@robertwalters.com

Australien und Neuseeland

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brasilien

DataProtectionBR@RobertWalters.com

Europäischer Wirtschaftsraum (EWR) und Vereinigtes Königreich

dataprotection@robertwalters.com oder

dataprotection@resourcesolutions.com

Großraum China und Südostasien (Indien, Indonesien, Malaysia, die

Philippinen, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapur

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

Südkorea

privacy@robertwalters.co.kr

Schweiz

dataprotection@robertwalters.com

USA und Kanada

dataprotection@robertwalters.com oder

dataprotection@resourcesolutions.com

Brasilien, Chile und Mexiko

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

  • Kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten (DPO):

Richard Harris
DPO@robertwalters.com

  • Kontaktieren Sie unseren Vertreter in der EU (RESOURCE SOLUTIONS NUR UK):

Sandy Scott 
eu.representative@robertwalters.com

14. Country Specific Information 

Vereinigte Staaten von Amerika, Kalifornien

Die Datenverarbeitungsaktivitäten, die wir in Bezug auf personenbezogene Daten von in Kalifornien ansässigen Personen („kalifornische Daten“) durchführen, fallen derzeit nicht in den Anwendungsbereich des kalifornischen Verbraucherschutzgesetzes (CCPA, California Consumer Privacy Act). Sollte sich daran im Laufe der Zeit etwas ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

Wir können Ihnen versichern, dass wir uns bei der Verarbeitung kalifornischer Daten an die besten Praktiken der Branche halten und dies auch in Zukunft tun werden.

Australia

Beschwerdeverfahren, wenn Sie glauben, dass Ihre personenbezogenen Daten von uns nicht korrekt behandelt wurden:

  • Wir werden den Eingang Ihrer Beschwerde bestätigen und innerhalb von 30 Tagen darauf antworten.

  • Wir werden die Echtheit der Beschwerde und der uns übermittelten Kontaktdaten überprüfen;

  • Falls erforderlich, werden wir zusätzliche Informationen über die Beschwerde einholen

  • Wenn die Beschwerde durch Auskunfts- und Berichtigungsverfahren oder in anderer Weise gelöst werden kann, werden wir Ihnen diese als mögliche Lösungen vorschlagen (erforderlichenfalls auf vertraulicher Basis und unter Vorbehalt);
  • Wenn wir nicht innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Beschwerde reagieren oder nicht in der Lage sind, eine Lösung für Ihre Beschwerde zu finden, können Sie sich an eine externe Streitbeilegung wenden, der wir angehören, oder an das Office of the Australian Information Commissioner.